Assistente Administrativo (Engenharia e Projetos)

Descrição

• Realizar cadastro das medições no sistema para início do fluxo de aprovação, verificação dos documentos e evidências necessários, acompanhamento e controle das aprovações, monitoramento do status dos pagamentos;

• Controlar o valor orçado para o ano de exercício e o valor que está comprometido para os meses subsequentes, controlar o orçado x realizado, emissão de indicadores;

• Dar suporte na conciliação Financeira (SAP x PPM) – realizar verificações de aderência entre as informações cadastradas no sistema SAP e na plataforma PPM, sob supervisão do Analista SR;

• Contribuir para a melhoria dos processos da área.

• Realizar controle de vigência, emissão de farol; mapeamento e controle de garantia, emissão de indicadores, penalidades etc.;

• Atualizar e controlar o mapa de contratações, com objetivo monitorar a projeção da aderência dos projetos com o orçamento aprovado, através da avaliação do status dos projetos;

• Apoiar a liderança na elaboração de relatórios e apresentações;

• Realizar emissão de requisições de compra/contratação, acompanhamento e controle das requisições e emissão de indicadores;

• Acompanhar os indicadores dos projetos (prazo, custo e atualização);

• Realizar levantamento de documentos, auditoria nas pastas dos projetos e montagem dos books dos investimentos, com objetivo de comprovação junto ao Estado.

• Garantir que os documentos técnicos estejam em conformidade com o padrão estabelecido e disponíveis no prazo acordado com as partes interessadas dos projetos por meio da centralização do recebimento em endereço de e-mail dedicado para esse fim;

• Manter a Lista de Documentos do Projeto atualizada, através do acompanhamento e controle das remessas dos fornecedores, a fim de manter os líderes de projetos informados;

• Registrar rotineiramente os dados necessários para o cálculo dos indicadores por meio de planilhas eletrônicas visando acompanhar e controlar as atividades da gestão de documentação técnica;

• Organizar e elaborar databooks técnicos para comprovação da realização dos investimentos recorrentes, não recorrentes e relativos ao contrato de concessão (6º Termo Aditivo e Cláusula 8ª);

• Salvaguardar templates utilizados pelas unidades organizacionais durante os projetos visando manter a padronização dos documentos na empresa;

• Auxiliar na identificação de melhorias técnicas para o Meridian, ferramenta de gestão eletrônica de documentos, através do uso rotineiro, que possam facilitar a pesquisa de documentos armazenados;

• Contribuir para a melhoria do processo de gestão de documentos técnicos através do registro de lições aprendidas de cada projeto de forma estruturada para que possam ser resgatadas no futuro;

• Auxiliar na aplicação de treinamentos para utilização do Meridian, ferramenta de gestão eletrônica de documentos, para aumentar a autonomia das equipes na busca por documentos armazenados;

• Auxiliar na distribuição de documentos técnicos para clientes internos e externos;

• Atendimento de chamados (digitalização, emissão, impressão, revisão, atualização e solicitação de números/código de arquivamento);

• Disponibilização de documentos em salas técnicas, em campo e repositórios da companhia (salas de comando geral, subestações de energia, nas vias, CA, CM e VEQ ) para uso nas manutenções preventivas/corretivas dos equipamentos e consulta do corpo técnico da companhia;

Inglês - Nível Básico

Ensino Médio Completo

Necessário boa experiência em rotinas administrativas, financeiras ou gestão de documentos;

Pacote Office Básico;

Diferencial ter conhecimento de SAP;

Diferencial conhecimento em Contabilidade.

Diferencial Inglês básico.